Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là một nghiệp vụ của kế toán thực hiện khi người mua hàng có yêu cầu, khi cần lưu trữ hay có hàng hóa vận chuyển. Do đó, kế toán viên cần nắm được nguyên tắc, điều kiện và những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử để tránh các sai sót xảy ra, đồng thời tìm hiểu xem hóa đơn chuyển đổi có ảnh hưởng đến ngày ký hóa đơn điện tử hay không?
Trường hợp nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trường hợp này phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.
Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh trọn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
Có ký hiệu riêng được xác nhận đã chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
Hóa đơn chuyển đổi có chữ ký hợp pháp và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi; ngày thực hiện chuyển đổi.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang
Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức:
Ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn;
Được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên thì phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó). (Hướng dẫn tại Công văn số 2806/TCT-CS năm 2018).
Mời xem thêm các loại laptop thương hiệu:
- Thời hạn nộp thuế qua mạng mới nhất doanh nghiệp đừng bỏ lỡ
- Best Acer Laptops
- Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã xác thực của Cơ quan thuế
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi không ảnh hưởng đến ngày ký hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định thì hệ thống sẽ cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn và chỉ được chuyển đổi 1 lần thì hóa đơn chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán.