Cũng như hóa đơn giấy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo đáp ứng và tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành của pháp luật về hóa đơn, kế toán. Bên cạnh vướng mắc về hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào? Thì nhiều kế toán đặc biệt quan tâm đến các cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật. Vậy, có bao nhiêu cách để có thể lưu trữ hóa đơn điện tử? Cùng giải mã ngay trong bài viết dưới đây.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ về việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Từ căn cứ pháp lý này, có thể thấy các cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử thường gặp tại các doanh nghiệp như sau:

Thứ nhất: Lưu trữ ngoại tuyến bằng các thiết bị cứng

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử ngoại tuyến bằng các thiết bị cứng vẫn được triển khai thực hiện tại các doanh nghiệp hiện nay. Hình thức này cho phép doanh nghiệp sao lưu dữ liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử trên các thiết bị như ổ cứng máy tính, USB, đĩa cứng gắn ngoài, ổ cứng di động,… Và các doanh nghiệp sẽ tự quản lý các thiết bị này.

Với phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử này thì ưu điểm là chi phí lưu trữ khác rẻ, hầu như không phải mua mới hoặc nếu có mua mới thì chi phí cũng không hề đắt đỏ. Tuy nhiên, việc lưu trữ ngoại tuyến cũng gây ra nhiều nhược điểm như dễ bị xâm nhập, mất trộm. Như vậy có thể thấy, mặc dù việc lưu trữ trên các thiết bị này đã tối ưu hơn khá nhiều so với lưu trữ hóa đơn giấy nhưng không phải là không có rủi ro

Thứ hai: Lưu trữ hóa đơn điện tử trực tuyến

Đây là hình thức lưu trữ phổ biến nhất hiện nay. Hình thức này cho phép các doanh nghiệp sao lưu và và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên các ổ cứng ảo trên mạng Internet. Các doanh nghiệp có thể tự mua dữ liệu trực tuyến hoặc mua từ bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn việc lưu trực tuyến tại server của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Với lựa chọn này thì việc bảo mật thông tin, dữ liệu được đảm bảo tốt hơn, tránh tình trạng mất dữ liệu.

Nhược điểm của hình thức này có lẽ là mức phí duy trì khá cao so với các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ. Còn đa số các doanh nghiệp hiện nay đều đã chuyển qua sử dụng hình thức lưu trữ trực tuyến này.

5  lỗi thường gặp khi kê khai thuế qua mạng 

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Thứ ba: Kết hợp cả lưu trữ Online và Offline

Đối với một số doanh nghiệp lớn lựa chọn lưu trữ hóa đơn điện tử của họ là kết hợp cả lưu trữ trực tuyến và lưu trữ ngoại tuyến. Túc là, các doanh nghiệp vừa lưu trữ trực tuyến trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp vừa copy dữ liệu ra một thiết bị ngoại tuyến khác để cất giữ. Việc này sẽ đảm bảo tối đa việc bị đánh cắp thông tin, dữ liệu hóa đơn hoặc việc hỏng hóc mất dữ liệu không mong muốn bên nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Như vậy sẽ có 03 cách cơ bản để các doanh nghiệp thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật đó là: lưu trữ ngoại tuyến bằng các thiết bị cứng, lưu trữ hóa đơn điện tử trực tuyến và kết hợp cả hai hình thức này. Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiện nay và lựa chọn được hình thức lưu trữ hóa đơn phù hợp, đơn giản thuận tiện nhất với doanh nghiệp mình.